BI bij een kenniscentrum

Een wildgroei aan ad-hoc informatieverzoeken, een gevoel van twijfel over de juistheid van geleverde informatie en door fusie veroorzaakte onduidelijkheid over de gehanteerde definities zijn voor een kenniscentrum beroepsonderwijs, met informatie als een van de belangrijkste producten, aanleiding om het management informatiesysteem eens goed onder de loep te nemen.

Informatie analyse fase

Door alle bestaande ad-hoc informatie verzoeken te verzamelen, te categoriseren en te analyseren is tot een initiele informatiebehoefte gekomen. Door deze eerste inventarisatie te combineren met alle wettelijke verplichtingen en eerder overeengekomen afspraken ten aanzien van informatie-uitwisseling is de huidige behoefte in kaart gebracht. Door interviews en workshops met deskundigen, managers, eindgebruikers en het raadplegen van beleidsplannen van de eigen organisatie en externe partijen is tot een volledig beeld gekomen van de informatiebehoefte.

Architectuur en toolselectie fase

Om tot een gedegen architectuurkeuze te komen, is een requirements studie gedaan. Hierin zijn vooral functionele vereisten meegenomen, maar ook een aantal voor de organisatie belangrijke niet functionele vereisten (zoals traceerbaarheid en uitbreidbaarheid). De conclusie op basis van de requirements studie is een datawarehouse oplossing op basis van de DataVault modelleer techniek. Het datawarehouse wordt gevuld door middel van een data integratie oplossing en in de rapportagebehoefte wordt voorzien door een dashboard oplossing in combinatie met gestandaardiseerde rapporten en ad-hoc rapportages. De organisatie heeft op basis van voorkeursleveranciers haar eigen toolkeuze gemaakt. Op basis hiervan is getoetst of met de geselecteerde tools ook de gewenste oplossing kon worden gerealiseerd.

Realisatie fase

In de realisatie fase is op basis van de informatiebehoefte en de architectuurkeuze gekozen voor een incrementele (agile) manier van ontwikkelen. Op basis van concrete 'use cases' is in korte tijdframes met ieder increment functionaliteit opgeleverd. Door de snelle oplevering van functionaliteiten en het vroeg betrekken van de medewerkers van de organisatie in het testen van de functionaliteit is een snelle acceptatie en significante toegevoegde waarde ontstaan.

Ingebruikname / Beheer fase

Na de realisatiefase is een aantal trainingen verzorgd voor de verschillende typen eindgebruikers. Aan de dashboardgebruikers en rapportgebruikers is uitgelegd hoe de dashboards/rapportages te lezen en hoe de gepresenteerde informatie te interpreteren. Voor een aantal analisten is een aparte training gegeven om te kunnen komen tot nieuwe rapportages en deze inzichten te gebruiken en te verspreiden. In tegenstelling tot het beheer en onderhoud van de data integratie oplossing en het informatie model, heeft de organisatie de dashboards en rapportages in eigen beheer genomen

Result on Intelligence

Handmatig en foutgevoelig werk geautomatiseerd met een data integratie oplossingKortere doorlooptijden in het verstrekken van informatie zowel intern als externEen toename in het gebruik van informatie producten door derden.Sterke verbetering in betrouwbaarheid, juistheid en consistentie van informatieMeer tijd over voor analyse van informatieReputatie als informatieleverancier sterk verbeterd