CI bij een grote zuivelorganisatie

Een grote Nederlandse zuivelorganisatie houdt al jaren de competitieve omgeving in de gaten (competitive intelligence). Dit doen zij door het nieuws te volgen met betrekking tot hun belangrijkste concurrenten, afzetmarkten, regelgeving, nieuwe technologische ontwikkelingen, etc. Het volgen van het nieuws is een tijdrovende en foutgevoelige bezigheid. Daarnaast is het zoekprofiel om het nieuws te doorzoeken aan verandering onderhevig en kwam er meer behoefte aan een meer gestructureerde manier van werken, met minder doublures en minder handwerk.

Informatie analyse fase

De informatiebehoefte van de organisatie is in kaart gebracht door middel van SLA's (Service Level Agreement). Iedere analist heeft in een SLA met zijn of haar interne opdrachtgever(s) afspraken gemaakt over de informatie die verstrekt wordt, de frequentie en het formaat van de rapportages, etc. Door alle SLA's te verzamelen en te accumuleren is de totale informatiebehoefte bepaald. Daarnaast is middels een 'blind-spot analyse' een proces ingericht om de informatiebehoefte structureel te monitoren en blinde vlekken te signaleren en toe te voegen aan de informatiebehoefte.

Architectuur en toolselectie fase

Met behulp van workshops en individuele interviews met alle medewerkers die een rol hebben in het proces van verzamelen, analyseren, rapporteren en distribueren van informatie over de competitieve omgeving is een inventarisatie gemaakt van hun specifieke functionele eisen aan een ondersteunende ICT-infrastructuur. Door hun individuele eisenpakket te verzamelen en te prioriteren is een infrastructuur ontworpen die het beste past bij de wensen en eisen. Hierbij is gekozen voor een hulpmiddel bij het verzamelen en analyseren van de informatie, als ook een tool die kennisuitwisseling bevordert. Vervolgens is er een keuze gemaakt voor leveranciers van de gezochte tools die het beste voldeden.

Realisatie fase

In de realisatiefase is gekozen voor een smal gedefinieerde scope zodat de oplossing in een beperkte tijd gerealiseerd kan worden. Zo is er eerst een selectie gemaakt van de belangrijkste concurrenten en is de top 10 concurrenten genomen als uitgangspunt voor de eerste fase. Later is de oplossing uitgebreid naar markten, producten, technologieën, etc. De concurrentie kunnen volgen was één van de belangrijkste eisen van de organisatie en derhalve was dat het meest geschikt als eerste fase, om draagvlak te creëren bij de interne opdrachtgevers van de projectleden.

Ingebruikname / beheer fase

De oplossing die in dit project gerealiseerd is, bestaat uit deels nieuw opgerichte en deels geoptimaliseerde processen met betrekking tot het verkrijgen van competitive intelligence. Door deze processen goed in te richten is een duurzame oplossing gegarandeerd, waarbij de ICT-infrastructuur dient om deze processen te ondersteunen. Naast het primaire proces van verzamelen tot distribueren van intelligence zijn er ook processen ingevoerd en verankerd met betrekking tot het actueel houden van de informatiebehoefte en het monitoren van blinde vlekken op het vizier van de organisatie, bijvoorbeeld door een wijziging in de strategie. Ook zijn er duidelijke rollen afgesproken met betrekking tot verantwoordelijkheden binnen de processen en zijn er proceseigenaren aangewezen. Pas dan ontstaat een duurzaam systeem dat ook in de toekomst de juiste informatie zal blijven leveren.

Result on Intelligence

Geautomatiseerd informatie verzamelen bespaart veel kosten en reduceert de kans op fouten en gemiste informatie;Het optimaliseren van processen zorgt ervoor dat de informatiebehoefte continu actueel blijft en het systeem de juiste informatie blijft verschaffen ondanks veranderingen binnen of buiten de organisatie;Het aanstellen van proceseigenaren zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheid genomen wordt bij niet goed functioneren van processen;Ondersteunende ICT-infrastructuur verbetert kennisdeling en stimuleert synergie-effecten binnen de organisatie.